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Unified Communication

Unified Communications: Was ist das

Was sind die Schlüsselfaktoren für den Erfolg eines Unternehmens? In Zeiten von Digitalisierung spielt die Kommunikation eine immer größere Rolle. Wie gut und vor allem effizient kommuniziert ein Unternehmen intern und extern? Um in diesem Bereich gut abzuschneiden, helfen Unified Communications Lösungen und Tools.

Wir möchten Dir in diesem Artikel verraten, was sich hinter diesem Begriff verbirgt und wie auch Dein Unternehmen Unified Communications – oder abgekürzt UC – für sich nutzen kann.

Unified Communications – eine Definition

Unified Communications bedeutet auf deutsch “vereinheitlichte Kommunikation”. Dabei handelt es sich um eine Art Plattform, die die Kommunikation eines Unternehmens bündelt. Die klassische Telefonie, Videokonferenzen, Messaging  als auch Voice-Mail und Team-Kanäle sowie Unternehmensnachrichten  werden hier vereint.

Warum macht das Sinn? Eine Privatperson hat auf ihrem Smartphone vielleicht mehrere Messenger installiert, kommuniziert mit einigen Kontakten per SMS und Telefon. Im Geschäftsbereich ist so eine Unterteilung schädlich. Hier ist es sinnvoll, dass der Mitarbeiter eine gute Übersicht hat, mit wem er auf welchem Kanal kommuniziert. Alles in einer Plattform vereint spart Zeit. Diese Vereinheitlichung sorgt zudem dafür, dass Mitarbeiter Daten in Echtzeit austauschen und sehr einfach von einem Kanal auf den nächsten wechseln können, wie z.B. aus einem Chat in einen Anruf, um anschliessend noch einen Desktop-Share zu starten.

Das Ziel dabei ist, dass die Kommunikation “aus einer Hand” stattfindet und nicht zu viele verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Effizienzgrad nebeneinander existieren. Dies wird nämlich schnell unübersichtlich und kann mit hohen Kosten für die vielen Lizenzen verbunden sein.

Die Vorteile von Unified Communications auf einen Blick

Der Einsatz von Unified Communications unterstützt Mitarbeiter dabei, produktiv und effektiv zu arbeiten. Denn nicht immer ist die klassische E-Mail oder ein Telefonat, das der Kollege momentan nicht entgegennehmen kann, die beste Möglichkeit, um eine schnelle, zielführende Antwort auf eine dringende Frage zu erhalten. Dies gilt besonders für Unternehmen mit mehreren Geschäftsstellen oder Mitarbeitern im Home-Office.

Ein weiterer Vorteil von UC ist, dass alle Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig auf die Informationen zugreifen können: Sei es auf dem Smartphone im Zug oder auf dem Laptop auf einer Geschäftsreise im Ausland. Unified Communications vereint alle Kommunikationswege eines Unternehmens und stellt sie den Mitarbeitern übersichtlich zur Verfügung.

UC-Tools unterstützen den Mitarbeiter dabei konzentriert an seinen Aufgaben zu arbeiten. Durch eine Statusanzeige wissen die Kollegen, dass ihr gewünschter Gesprächspartner gerade konzentriert arbeitet, telefoniert oder in einem Termin ist.

Die Nutzung von UC profiliert sich auch in der externen Kommunikation. Kunden eines Unternehmens profitieren hier von klaren und übersichtlichen Kommunikationsabläufen. Die Reaktions- und Bearbeitungszeiten werden dank UC enorm verbessert.

Team-Kanäle vereinfachen die Zusammenarbeit, Informationen bleiben für alle erhalten und sind einfach auffindbar.

Zudem bieten UC-Lösungen Schnittstellen für eine einfache Integration in anderen Geschäftsapplikationen, sodass die Informationen aus einer Stelle abrufbar sind.

Kernfunktionen von Unified Communications

Unified Communications lässt sich auf 4 Kernfunktionalitäten runterbrechen: Medienintegration, Präsenzanzeige, Kontextintegration (Integration von Drittanwendungen) und Kollaborationsfunktion.

Medienintegration

Unified Communications integriert Medien wie Audio, Video, Text und Instant Messaging in eine einzige, übersichtliche Benutzeroberfläche. 

Alle IP-Endgeräte wie PC, Smartphone, Laptop oder Tablet können darauf von überall her zugreifen. So erreichen ein Unternehmen seine Mitarbeiter, Partner und Kunden auch von unterwegs.

Präsenzanzeige

Mit Hilfe einer Präsenzanzeige signalisiert ein Mitarbeiter seine Verfügbarkeit.

Folgende Präsenzanzeigen existieren:

  • erreichbar
  • abwesend
  • beschäftigt     

So wissen Kollegen zum Beispiel Bescheid, dass ein Telefonanruf ins Leere gehen wird, weil der Empfänger gerade beschäftigt oder abwesend ist. Das ist vor allem hilfreich, wenn Mitarbeiter in verschiedenen Büros, an verschiedenen Standorten oder vom Home-Office aus arbeiten. Das spart Zeit sowie unnötige, frustrierende Kontaktversuche.

Die Anzeige aktualisiert sich auch automatisch, wenn ein Mitarbeiter gerade ein Telefongespräch führt und dementsprechend beschäftigt ist.

Kontextintegration

Kontextintegration wird auch Integration von Drittanwendungen genannt. Hier werden IP-basierte Kommunikationsmittel in die vertraute Benutzeroberfläche von zum Beispiel Microsoft Office integriert.

Das bedeutet konkret: Die Benutzeroberfläche bleibt die gleiche. Alle Nachrichten, seien es Emails oder Anrufe, kommen in einem einheitlichen Posteingang an. Benutzern wird somit die bestmögliche Orientierung geboten und Verwirrung vermieden. Durch die Einbindung des CRM-Systems können Mitarbeiter zum Beispiel auch gleich automatisch die Kundendaten bei einem eingehenden Anruf des jeweiligen Kunden einsehen.

Kollaborationsfunktion

Mit Unified Communications lässt sich die Zusammenarbeit von Teams und auch die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden vereinfachen. Mitarbeiter können zum Beispiel in Echtzeit parallel an einem Dokument arbeiten oder eine Videokonferenz abhalten.

Funktionen wie Instant-Messaging, Desktop- und File-Sharing sowie Multi-Party-Video-Konferenzen helfen dabei, sich schnell abzustimmen und in kürzester Zeit zu einem Ergebnis zu kommen.

Alle 4 Kernfunktionen unterstützen Unternehmen dabei, innerbetriebliche Abläufe sowie die interne und externe Kommunikation zu verbessern.

Existieren bei UC Nachteile?

Um einen guten Überblick über den Bereich Unified Communications zu erhalten, müssen wir auch einen Blick auf mögliche Probleme werfen. Vor allem die Präsenzanzeige schürt in Mitarbeitern Angst vor Überwachung. Diese ist dafür da, den Anwendern die aktuelle Erreichbarkeit anzuzeigen und damit unnötige Kontaktversuche zu vermeiden. Jedoch sehen sie einige Anwender kritisch, da die Anzeige in den meisten Fällen automatisiert ist. Das bedeutet in der Praxis, dass sich der Status nach einer gewissen Zeit, in der nicht am PC gearbeitet wird, selbstständig auf „Inaktiv“ oder „Abwesend“ ändert.

Die Angst als „Faulpelz“ abgestempelt zu werden, ist groß. Dadurch fühlen sich einige Nutzer kontrolliert und versuchen deshalb unter allen Umständen zu vermeiden, dass sich der Status ändert. Hier liegt es jedoch an den Führungskräften glaubhaft zu versichern, dass die Statusanzeige keinerlei Auskunft über die Tüchtigkeit von Mitarbeitern gibt, sondern nur als Hilfestellung zu betrachten ist.

Ein weiterer Punkt ist die Mitarbeiterakzeptanz für die Unified Communications-Lösung. Für die Einführung neuer Kommunikationstools existieren verschiedene Strategien. Wichtig ist jedoch bei jeder von ihnen die Mitarbeiter von Anfang an mitzunehmen. Der Erfolg einer Implementierung misst sich schließlich am Ende anhand der Mitarbeiterzufriedenheit und der Effizienz der Nutzung. Daher ist es auch wichtig, das Onboarding gut zu planen, um alle im Unternehmen abzuholen.

Eignet sich Unified Communications für mein Unternehmen?

Da Sie nun das Wichtigste über UC erfahren haben, stellen Sie sich sicherlich die Frage: Eignet sich Unified Communications auch für mein Unternehmen? Um dies zu entscheiden, möchte wir Ihnen folgende Punkte als Hilfestellung geben:

  • UC schafft es, überflüssige Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu reduzieren. Wie oft gehen bei Ihnen telefonische Nachfragen ins Leere? Wie viele Emails bleiben unbeantwortet und wichtige Fragen können nicht in kürzester Zeit geklärt werden? Für diese Verzögerungen zahlt ein Unternehmen in verschiedensten Währungen – in Form von verloren gehender Mitarbeitermotivation und Geld, da Mitarbeiter in ihrer Arbeitszeit weniger schaffen.

 

  • Unified Communications birgt ein Kosteneinsparungspotential. Die unterschiedlichen Kommunikationskanäle verursachen hohe Lizenz- und Anschaffungskosten. Mit UC schaffen Sie es auf lange Sicht, Ihre Kosten zu reduzieren.

 

  • Unified Communications erleichtert den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter. Dadurch dass sämtliche Funktionen von UC auf den unterschiedlichsten Endgeräten verfügbar sind, garantiert das Flexibilität und Mobilität.

 

Ihre Mitarbeiter sind erreichbar, egal wo sie sich befinden. Da das genutzte Medium flexibel gewählt werden kann, verkürzen sich die Reaktionszeiten von Kunden- und Mitarbeiteranfragen.

Kennen Sie das auch, dass Projekte schlecht oder gar nicht synchronisiert sind. Mit Team-Channels stellen Sie sicher, dass Informationen für alle Mitarbeiter des Teams zur Verfügung stehen und nicht verloren gehen.

Fazit

Laut einer Umfrage von Statista stört die Arbeitnehmer in Deutschland eine Sache am meisten: Die mangelhafte interne Kommunikation. Kollegen, die schwer zu erreichen sind oder Entscheidungen, die viel zu lange brauchen – all das sorgt für Frust am Arbeitsplatz. Das Resultat: Der Frust steigt während die Produktivität im gleichen Maße sinkt.

Eine einheitliche Kommunikation mit Unified Communications kann an diesem Punkt weiterhelfen. Das Abschaffen ineffektiver Kommunikationskanäle und die Bündelung in einem Kommunikationstool kann für einen ungeheuren Produktivitätsvorteil, der zum Teil bis zu +20% betragen kann, sorgen.

Auch Kunden erwarten mittlerweile eine schnelle und reibungslose Kommunikation. Mit Hilfe von Unified Communications können Unternehmen jeder Größe kürzere Reaktionszeiten für Kunden- und Interessentenanfragen erreichen. Dies spiegelt sich letztendlich in der steigenden Kundenzufriedenheit wieder.