Einführung neuer Kommunikationstools_ Die richtige Strategie

Einführung neuer Kommunikationstools: Die richtige Strategie

Verschiedene Studien kommen zu dem gleichen Ergebnis: Eine Vielzahl von IT-Projekten konnte innerhalb der letzten Jahre nicht erfolgreich umgesetzt werden. Meist werden diese komplett abgebrochen oder es kommt gar zu einer eklatanten Übersteigung der im Vorfeld kalkulierten Kosten. Die Einführung neuer Kommunikationstools kann daher sehr schleppend vorankommen.

Wie kann das sein? Oft liegt es an falschen Strategiekonzepten und fehlendem Risikomanagement. Beides führt zu unvorhergesehenen Ausreißern, die den Projekterfolg maßgeblich gefährden.

In diesem Blogartikel stellen wir verschiedene Implementierungsstrategien vor und gehen auf ihre Vor- und Nachteile ein.

Simultane Einführung (Big-Bang Strategie)

Hier passiert alles auf einen Schlag und die neue Software wird an einem vorher definierten Stichtag installiert. Dies findet meist außerhalb der Arbeitszeit statt.

Bei dieser Strategie steht im Vorfeld eine sehr hohe Koordinierungs- und Testarbeit an. Viele Probleme, die unter Last auftauchen oder nicht frühzeitig erkannt worden sind, werden nun sichtbar. Das kann zu Betriebsausfällen oder Überforderung des Supports führen.

Vorteile:

  • Reduzierung der Gesamtprojektlaufzeit
  • Frühzeitige Nutzung der Kommunikationstools führt zu einer hohen Lernkurve bei den Anwendern
  • Entlastung der Softwarebereitstellung
  • erhebliche Einsparung von Dokumentationen aufgrund ganzheitlicher Ausbringung (keine Prüfung einzelner Arbeitsplätze, beispielsweise Inventarnummern der Computer o.ä.)
  • Koordinierungsaufwand innerhalb der Rolloutphase minimiert (Meilensteine, Abteilungsbezogene Maßnahmen werden ignoriert)

Nachteile:

  • Zusatzbelastung des Unternehmens durch gleichzeitiges Verwenden der Software aller User
  • Planungsfehler haben schwerwiegende Folgen
  • Überforderung der User durch mangelnde Schulungsmaßnahmen
  • Umstellungsqualität ist minimiert, eventuell muss eine Abschaltung durchgeführt werden, da Fehler zu spät erkannt werden
  • Erhöhte Vorlaufszeit
  • Keine Feedbackgespräche
Einführung neuer Kommunikationstools

Sukzessive / iterative Einführung (Step-by-Step)

Bei der sukzessiven Einführung neuer Kommunikationstools geht alles schrittweise nach Plan vor. Beispielsweise kann der Rollout nacheinander innerhalb einzelner Abteilungen erfolgen. Zudem können die Schlagzahlen langsam angepasst werden und Retrospektiven sowie Platz für ausführliche Feedbackgespräche zu Verbesserungsmaßnahmen Platz stattfinden. Ebenso entlastet das den Support und der Prozess kann sich phasenweise an Rückfragen oder Störungsmeldungen anpassen. Außerdem werden so Fehler behoben und innerhalb der Rolloutphase erkannt. Die Projektlaufzeit erhöht sich zwar, aber die Vorlaufzeit ist minimal.

Vorteile:

  • Projektgröße bleibt überschaubar
  • Eingriffe in Strategie und Systematik sind weiterhin gewährleistet
  • Erfolgserlebnisse können festgehalten werden
  • Ausreichende und vollumgängliche Kommunikation der einzelnen Schritte führt zu motivierten Mitarbeitern
  • Schulungskonzepte können angepasst werden

Nachteile

  • Erweckt den Anschein von Zwischenlösungen
  • Kann die Ausbringungsdauer erheblich in die Länge ziehen
  • Nicht alle User auf dem gleichen Stand
  • Sorgt oftmals für ein angestrengtes Unternehmensklima, da sich einige Abteilungen, die zu einem späteren Zeitpunkt ausgerollt werden, benachteiligt fühlen

Risikomanagement innerhalb der Strategie

Was ist eigentlich Risikomanagement?

Dabei handelt es sich um ein Verfahren, indem Risikofaktoren wie Planung, Identifikation, Analyse sowie die Entwicklung von Gegenmaßnahmen betrachtet werden. Das Ziel ist es, die Wahrscheinlichkeit der negativen Auswirkungen zu untersuchen, um diese zu eliminieren oder zumindest zu minimieren.

Innerhalb eines Pilotprojektes, welches unter realen Bedingungen durchgeführt werden sollte, lassen sich oft Risiken abwägen sowie erkennen. An dieser Stelle macht ein Maßnahmenplan für eine maximal effiziente Elimierungsstrategie sehr viel Sinn.

Fazit

Nutzer sollten möglichst umfangreich in die Einführung neuer Kommunikationstools miteinbezogen werden. Somit lassen sich falsche Erwartungshaltungen an die Lösung minimieren. Nutzer sollten dabei den Support und die richtigen Ansprechpartner frühzeitig kennenlernen.

Im Vorfeld sollte bereits eine Strategie für den Betrieb nach Rollout sowie den entsprechenden Support stehen.

Eine schrittweise Vorgehensweise bietet die Möglichkeit der richtigen Kommunikation zum Anwender und lässt Platz für Feedback, um stetige Verbesserungen zu garantieren.

Workshops und die richtige Lernplattform stellen eine perfekte Strategie dar, um Mitarbeiter maximal zu motivieren. Zeitgemäße Strategien wie Videokommunikation sorgen für eine hohe Aufmerksamkeitspanne.

Übergreifende Zusammenarbeit sowie ein passendes Risikomanagement liefern zudem ausreichend Daten für eine gut umzusetzende Strategie.

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