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Deutschland hat ein Kommunikationsproblem

Haben Sie es gewusst? Laut einer Studie von Statista lässt die interne Kommunikation in deutschen Unternehmen zu wünschen übrig. Das Resultat: Arbeitnehmer fühlen sich nicht richtig mit- und wahrgenommen, der Frust steigt während die Produktivität im gleichen Maße sinkt. Deutschland hat ein Kommunikationsproblem.

In diesem Blogartikel gehen wir näher auf die Hintergründe dieser Problematik ein und versuchen herauszufinden, wie wir diese Herausforderungen gemeinsam meistern können.

Was stört die Arbeitnehmer am meisten? 

Dank des digitalen Wandels stehen Unternehmen ganz neue Möglichkeiten zur Verfügung – gleichzeitig scheitern viele daran, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen. Die Mitarbeiter von heute möchten sich richtig informiert und in ihr Unternehmen integriert fühlen. Auch der Arbeitgeber profitiert davon: Fühlt sich ein Mitarbeiter in seiner Firma wohl, ist er nachweislich produktiver und effektiver bei seiner Arbeit. Viele Unternehmen schaffen es jedoch bis heute nicht, genau das zu erreichen.

Deutschland hat ein Kommunikationsproblem - Statistik 1

Eine mangelhafte interne Kommunikation stört die Arbeitnehmer in Deutschland am meisten. Unsortierte Dateiablagen, in denen man sich nur mit viel Mühe zurecht findet oder Kollegen, die schwer zu erreichen sind – all das sorgt für Frust am Arbeitsplatz. 

Und gerade in der Pandemie stellt das Unternehmen vor eine noch größere  Herausforderung. 

Durch das Home Office und die damit fehlende persönliche Abstimmung im Büro verlängern sich die Kommunikationswege. Die Kommunikation wird für Missinterpretationen und Konflikte anfälliger. Entscheidungen werden langsamer und schwerfälliger getroffen während Unsicherheiten nicht immer sofort aus dem Weg geräumt werden können. Eine schlechte Grundstimmung macht sich breit. 

Dabei liegen kurze Kommunikationswege im Interesse jedes Unternehmens. Dadurch werden sie nicht nur reaktionsfähiger – fühlen sich die Mitarbeiter wohl, steigt nicht nur ihre Produktivität, sie bringen sich auch mehr kreativ ein. Mitarbeiter können neue Lösungsansätze so schneller kommunizieren und besser mit allen Kollegen diskutieren.  

Wie kommunizieren Unternehmen in Deutschland?

Unternehmen brauchen ein Konzept, um den Informationsaustausch möglichst einfach zu gestalten und Mitarbeitern den Zugang dazu zu gewährleisten. Die Kommunikation sollte unkompliziert, schnell und vor allem ortsunabhängig – Stichwort Home Office – ermöglicht werden. Das Problem ist jedoch dabei, dass zu viele Kommunikationskanäle in einem Unternehmen existieren. 

Deutschland hat ein Kommunikationsproblem - Statistik 2

E-Mail und Telefon gehören zu den am meisten genutzten Kanälen in deutschen Unternehmen. Hierbei ergeben sich jedoch viele Herausforderungen.

Bei einer Flut an E-Mails gehen wichtige Nachrichten unter und bleiben unbeantwortet. In vielen Unternehmen ist es auch ein Zeichen von Wichtigkeit, wenn eine Person viele Mails bekommt. Deshalb werden E-Mails an immer größere Verteiler weitergeleitet, was dazu führt, dass keine Entscheidungen getroffen werden. Es ist spannend zu verfolgen, wenn eine Frage, die per E-Mail gestellt wurde, Wochen später im gleichen Wortlaut beim initialen Sender ankommt – natürlich ohne, dass dieser zwischenzeitlich eine Antwort bekommen hätte. Gerade in internationalen Unternehmen ist das eher Standard als Ausnahme.

Ist ein Kollege telefonisch nicht erreichbar, weil er gerade in einer Besprechung ist, kann auch eine Anfrage per Telefon ins Leere gehen. Zudem kann niemand am Telefon sehen, womit der Kollege gerade beschäftigt ist. Dies kann zu Unverständnis und Frust führen.

Dies sind nur zwei Beispiele von Vorfällen, die den Arbeitsfluss unterbrechen und wegen unbefriedigender Ergebnisse eine schlechte Stimmung im betroffenen Mitarbeiter auslösen. Für viele ist es frustrierend, dass sie nicht in der Lage sind auch nur eine Stunde am Tag konzentriert an einer Sache zu arbeiten. Es ist nachweislich, dass Menschen nach einer Unterbrechung 20 Minuten benötigen, um wieder auf das gleiche Konzentrationslevel zu kommen. Schade, wenn gerade da wieder das Telefon klingelt.

Fast schon legendär ist der immer noch hohe Stellenwert der Applikation Fax. Obwohl es nur noch sehr wenige Anwendungsfälle gibt, die eine Faxnutzung rechtfertigten, spielt Fax immer noch eine große Rolle in der Kommunikation. Der Hintergrund liegt oft darin, dass der Mitarbeiter die Alternativen nicht kennt und die Nutzung nicht hinterfragt wird. Wissen Sie, wie häufig es täglich vorkommt, dass ein Mitarbeiter ein Dokument druckt, dieses als Fax verschickt, damit der Empfänger es dann wieder einscannt, um es digital weiter zu bearbeiten?

Deutschland hat ein Kommunikationsproblem

Eins steht fest: Deutschland hat ein Kommunikationsproblem. Wir brauchen Mut und Innovation, um Kosten zu senken, alte Zöpfe abzuschneiden und gleichzeitig die Produktivität zu steigern.

Grundsätzlich haben viele Unternehmen das Problem, dass zu viele Kommunikationskanäle mit verschiedenstem Effizienzgrad nebeneinander existieren. Müssen Teams regelmäßig oder in Echtzeit miteinander kommunizieren, wird es höchste Zeit für die Zusammenführung aller Kommunikationsdienste im Unternehmen. Eine einheitliche Kommunikation gebündelt in einem Tool verschafft einen ungeheuren Produktivitätsvorteil, der zum Teil bis zu +20% betragen kann.

Das bedeutet allerdings auch, dass Unternehmen ineffektive Kommunikationskanäle abschaffen müssen. Dadurch sparen sich Mitarbeiter einiges an Zeit, da sie weniger Kanäle auf relevante Informationen kontrollieren müssen.

Beschließt die Geschäftsführung jedoch eine Bündelung der Kommunikation, wehrt sich oft die Belegschaft. Einer der essentiellsten Aufgaben ist es daher, jeden Mitarbeiter abzuholen und ihn so zu schulen, dass er mit der neuen Lösung optimal arbeiten kann. Dies wird leider extrem oft halbherzig umgesetzt oder komplett vernachlässigt.

Hier lohnt es sich, von Anfang an den Fokus darauf zu legen, den Mitarbeitern die Hintergründe der Entscheidung darzulegen. Im Laufe der Einführung sollten sie zudem an jedem Punkt informiert und geschult werden. Nur so kann ein Unternehmen die Akzeptanz für eine neue Kommunikationslösung steigern.

Denn letztendlich nützt die beste Lösung nichts, wenn sie von den Mitarbeitern nicht akzeptiert und nicht genutzt wird.

Hat auch Dein Unternehmen mit Kommunikationsschwierigkeiten zu kämpfen? Wir verstehen das – und können Dich in der Hinsicht optimal beraten. Kontaktiere uns gern unverbindlich – scroll zu unserem Kontaktformular ein wenig runter und klicke auf „Let’s collaborate“.