Unified Communications

Unified Communications: Das Onboarding

Unified Communications hat in den letzten Jahren ein großes Wachstum erlebt. Die große Nachfrage der Unternehmen nach Videoanrufen, Chats, E-Mails, Anrufen, etc. hat dazu geführt, dass viele Tools für den Komfort der Nutzer und die Erleichterung der Verwaltung der Unternehmen vereinheitlicht wurden.

Dabei spielt es keine Rolle, ob du es vorziehst, per E-Mail, Chat, Audio- oder Videoanrufe zu kommunizieren. Unified Communications verbindet all diese Dienste zu einer Plattform.

Als neues oder wachsendes Unternehmen können das Organisieren und Verwalten dieser neuen Dienstleistungen ohne richtige Vorbereitung jedoch schnell zum geschäftlichen Scheitern führen. Damit eine UC-Lösung effektiv ist, muss sie die Bedürfnisse sowohl der einzelnen Benutzer als auch des Unternehmens erfüllen.

Es ist essentiell, die Grundlagen von Unified Communications (UC) zu verstehen, um das Ganze auch in deinem Team implementieren können. So lassen sich zukünftige Probleme effektiv vermeiden, Reibungsverluste im Betrieb reduzieren und echte Verbindungen zwischen den Mitarbeitern fördern. Genau um dieses Thema dreht sich unser heutiger Blogbeitrag.

Unified Communications – Die Entwicklung

Kannst du dir eine Welt ohne Telekommunikation vorstellen? Das Kommunikationssystem ist nicht nur ein Werkzeug für wesentliche Geschäftsanwendungen des Managements oder der Kommunikation an sich. Es ist vielmehr ein kritischer Faktor, der den Fortschritt unserer Zivilisation widerspiegelt. Denn heute reicht es nicht mehr aus, am Telefon zu sprechen. Wir sind an andere Kommunikationsmittel wie Chats, Messaging, Videokonferenzen und soziale Netzwerke gewohnt.

Wenn es hingegen um den Prozess der Verhandlungen geht, greifen wir auf kollaborative Instrumente zurück. Es liegt auf der Hand, dass die Benutzer all diese Funktionen bequem in einem Gerät speichern und zusammenführen möchten, wo sie es jederzeit benutzen können: zu Hause, im Büro, an einem entfernten Ort oder während einer Geschäftsreise.

Die verschiedenen Arten der Kommunikation entwickelten sich jedoch auf ihre eigene Art und Weise. Daher war es keine leichte Aufgabe, sie zusammenzuführen. Das Bestreben, Videokonferenzen und alle anderen Kommunikationsmittel in einem einzigen einheitlichen Lösungssystem zusammenzuführen, führte zum Phänomen der Unified Communications (UC).

Heute umfasst eine UC-Suite die folgenden Grundfunktionen:

  • Audio- und Videokonferenzen
  • Digitale Telefonie (Mobilfunk, IP)
  • Sofortnachrichten
  • Kalender-Integration
  • Web-Konferenzen
  • Anwesenheitsstatus
  • Firmenadressbuch oder Active Directory
  • Tools für die Zusammenarbeit im Team (Bildschirm- oder Video-Sharing, Diashow)
  • Datenaustausch
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Das erfolgreiche Employee-Onboarding-Programm

Zu Beginn haben wir die Vorteile von UC überprüft und einen verbesserungsfähigen Bereich erwähnt. Als Nächstes wollen wir einen Blick darauf werfen, was ein wirkungsvoller Onboarding-Prozess beinhalten könnte.

Beginne vor dem ersten Tag 

Es ist üblich, dass die E-Mail-Konten von Neueinstellungen (und heutzutage auch die Konten der Teams) bereits vor dem Starttermin eingerichtet werden. Daher ist es eine gute Idee, über diese Kanäle einige grundlegende Informationen bereitzustellen. Erläutere, was von der Orientierung zu erwarten ist. Grundlegende Tagesordnungen und Übersichten sind hilfreich, um Routinen und Verantwortungsbewusstsein zu erzeugen.

Gestalte es effektiv 

Die beste Praxis für den Einstieg ist ein zweitägiges Event. Der einzige Zweck besteht darin, sich mit allen Dingen vertraut zu machen. Das Motto ist: Keine Ablenkung von Arbeitsaufgaben, bis das Onboarding beendet ist!

Videos

Videos, die die Nutzung der wichtigen Applikationen zeigen, helfen den Mitarbeitern bei der Einarbeitung. Zudem vermitteln sie einen einheitlichen Wissenstand. Die Einarbeitung durch Kollegen kostet Zeit und es besteht das Risiko, dass Informationen verloren gehen.

Manager-Check-in-Mittagessen

Dies ist ein kleines Hilfsmittel, das äußerst vorteilhaft ist. Es sollte Zeit für ein Mittagessen mit einem Manager eingeplant werden. So kann er oder sie mit dem neuen Mitarbeiter sprechen und sehen, wie es läuft. Wenn ein neuer Mitarbeiter eine bestimmte Frage nicht in einer Gruppen-Sitzung stellen konnte, wäre es ihm vielleicht lieber, seinen Manager direkt zu fragen. Es ist eine gute Gelegenheit, offenes Feedback zu fördern und eine erste Vertrauensebene zu schaffen.

Ermutigen Sie zur Offenheit

Wir haben zwar einen langen Weg zurückgelegt, aber viele Unternehmen könnten es noch besser machen und eine einladende und offene Kultur schaffen. Die Mitarbeiter sollten ermutigt werden und sich wohl fühlen, ihren Kollegen und insbesondere ihren Vorgesetzten (ergänzendes und konstruktives) Feedback zu geben. Wir alle werden durch ehrliches und offenes Feedback besser, und dies sollte bei der Einarbeitung besprochen werden.

Geschichte und Kultur des Unternehmens

Willkommen zum Kernmerkmal von Onboarding. Wie hat das Unternehmen seinen Anfang genommen? Wie ist der bisherige Weg verlaufen? Was sind seine Werte und aktuellen Ziele? Wie sieht es in fünf Jahren aus? Wie können neue Mitarbeiter zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen?

Schließe eine Führungskraft ein 

Dies ist ein weiterer Punkt, der bei der Einarbeitung eine große Rolle spielen kann. Wenn eine Führungskraft des Unternehmens während der Einarbeitung ein wenig Zeit mit neu eingestellten Mitarbeitern verbringt, trägt dies dazu bei, dass sich die Mitarbeiter einbezogen und wichtig fühlen. Selbst wenn es nur eine kurze Besprechung vor Ort oder über eine Videokonferenz ist!  Für neue Mitarbeiter bedeutet dies sehr viel.

Zusammenarbeitstechnologie

Technologien, die spezifisch für die Arbeitsweise des Unternehmens sind, sollten erklärt und sogar demonstriert werden. Erörtere gerne, warum bestimmte Technologien gewählt wurden und wie es dem Unternehmen helfen wird, wenn die Mitarbeiter die gewählten Technologien annehmen und nutzen. Stelle Ressourcen bereit, damit die Mitarbeiter bei Bedarf nachlesen können.

Es soll Spaß machen

Die Einarbeitung sollte informativ sein, aber auch Spaß machen. Räume neben der Bereitstellung grundlegender Informationen auch Neueinstellungen Zeit dafür ein, sich beim Onboarding gegenseitig kennenzulernen.

Buddy-Programme können dabei hilfreich sein. Hier arbeitet ein neuer Mitarbeiter mit einem erfahrenen Mitarbeiter zusammen und sie erledigen gemeinsam ein paar neue Aufgaben.

Eine andere Idee wäre, dem neuesten Mitglied eines Teams die Verantwortung zu übertragen, das neueste Teammitglied willkommen zu heißen, ein maßgeschneidertes Einstiegspaket zu erstellen und bei der Einarbeitung zu helfen. Und schließlich dürfen wir den ersten Tag nicht vergessen, an dem es Spaß machte, den Schreibtisch eines neuen Teammitglieds mit ein paar netten Kleinigkeiten zu füllen! Finde einen cleveren Weg, es dem Team oder dem Unternehmen außerhalb der Standard-E-Mail-Ankündigung vorzustellen.

Fazit

Unified Communications bringt jedem Unternehmen auf lange Sicht enorme Vorteile. Das Onboarding solltest du jedoch ausführlich planen, um den Erfolg zu garantieren. Wir hoffen, dass dir unsere Tipps dabei behilflich waren.

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