Wie bereits in unserem Blogbeitrag „Dateiablage und Ordnerstrukturen richtig organiseren“ beschrieben, stehen viele Unternehmen vor einer großen Herausforderung: Wie lege ich Dateien richtig ab und wie finde ich sie schnell wieder? Heute widmen wir uns diesem Problem und stellen Dir die technische Lösung für Deine Dateiablage vor.
Dank Office365 bekommen Unternehmen und ihre Mitarbeiter nämlich zusätzliche spannende Möglichkeiten, um Dateien abzulegen.
Ohne Strategie kein Erfolg
Kennst Du die Dateiablage in Team-Channels, OneDrive und SharePoint? Vielleicht sind Dir aber auch Programme wie OneNote ein Begriff. Sie alle eignen sich gut, um dort Dokumente abzulegen.
Führt ein Unternehmen diese Tools jedoch ohne die nötige Strategie und/oder Mitarbeiterkommunikation ein, fangen die Probleme erst richtig an. Mitarbeiter beginnen, sich ihre eigenen Dateiablage-Systeme zu bauen. Solange dies nur persönliche Dokumente sind, bekommt das Unternehmen dadurch nur die Herausforderung, dass diese Daten oftmals nicht in Sicherungskonzepte eingebunden sind. Kritischer wird es jedoch bei Daten, die mehrere Mitarbeiter benötigen.
Hier kämpfen Unternehmen schon heute mit den folgenden Problemen:
- Die gleiche Datei ist auf Laufwerken mehrfach vorhanden und es ist nicht klar, welche davon die aktuellste Version aus. Auch eine gute Versionierung hilft nur, solange bis 2 Mitarbeiter an zwei Versionen Änderungen vornehmen.
- Die Ablagestruktur ist unklar oder überladen, sodass Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche verbringen.
- Berechtigungskonzepte sind nicht durchgängig oder zu kompliziert.
- Laufwerke sind nicht sichtbar und Dokumente werden mehrfach erstellt, nur weil der Mitarbeiter eine vorhandene Version nicht sehen kann.
Durchblick behalten mit Datenscanner
Mit den neuen Tools kommen zusätzliche Speicherorte dazu, die die bereits vorhandenen Probleme noch potenzieren. Lösungen bestehen daher aus einer Mischung aus organisatorischen Vorgaben und einem regelmäßigen Auditieren. Bei letzterem können technische Lösungen helfen, die dafür sorgen, dass die Mitarbeiter den Durchblick behalten.
Ein Datenscanner hilft beim Sammeln folgender Informationen:
- Besitzer der Datei: Ist der Besitzer noch Mitarbeiter?
- Dateizugriffe: Wird die Datei benötigt oder wurde diese seit 2 Jahren nicht mehr geöffnet?
- Leere Verzeichnisse: Diese sollten gelöscht werden
- Dateiebenen: Niemand will sich durch 12 Unterverzeichnisse zu einer Datei klicken
- Dateien mit identischen Namen: Voraussetzung um Duplikate zu entfernen; sollte es sinnvoll sein, dass die Datei aus zwei Pfaden heraus erreicht werden kann, unbedingt mit Verknüpfungen arbeiten!
- Berechtigungsprobleme: Es kann passieren, dass die Rechte-Vererbung unterbrochen wurde und Dateien unsichtbar werden
- Identifikation großer Dateien: Gerade bei der Nutzung von Cloud-Lösungen möchte man eventuell für die Anlage der Videos der letzten 10 Sommerfeste keinen Speicherplatz bezahlen
Die Cloud
Viele Unternehmen setzen bei ihren Anwendungen auf die Cloud. Auch bei der Dateiablage gibt es Cloud-Lösungen, die zusätzlichen Mehrwert bringen können. Hier einige Funktionen, die von Cloud-Lösungen angeboten werden:
- Zugriffskontrolle und Protokollierung
- Automatisches Versionieren
- Verhindern von Duplikaten
- Gesicherter Zugriff für externe Mitarbeiter oder Partner
Wichtig ist es hierbei darauf zu achten, dass diese Daten in Europa liegen und der Anbieter DSVGO-konform arbeitet. Die Daten sollten darüber hinaus den Anforderungen entsprechend verschlüsselt werden.
Fazit
Eine technische Lösung für Deine Dateiablage ist nur dann sinnvoll, wenn das Ganze mit einer Strategie verknüpft wird. Eine digitale Müllhalde ist wenig zielführend – eine ordentliche Struktur sollte am besten von Anfang an stehen!
Wie so eine Struktur aussehen kann, haben wir in einem weiteren Blogbeitrag vorgestellt.