Effizienz im Unternehmen ist vor allem in Zeiten von Corona ein allgegenwärtiges Thema. Ein enormer Bestandteil ist dabei die Kommunikation. Können die Mitarbeiter effizient im Unternehmen kommunizieren, trägt das enorm viel zur Produktivität bei.
In diesem Artikel gehen wir intensiv auf diese Thematik ein und geben Tipps, wie die Kommunikation auch mit Mitarbeitern im Home Office optimal gelingt.
Audio, Video oder Chat?
In vielen Unternehmen sind Audio-, Video- und Chat-Kanäle ein wichtiger Bestandteil der internen so wie externen Kommunikation. Gute Dialoge wirken sich meist positiv auf die Kundenresonanz aus. Dies wiederum hat den Effekt, dass Kunden sich langfristig ans Unternehmen binden können.
Für digitale Telefonieanwendungen gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die vor allem im Kundenservice zum Einsatz kommen. Dazu zählt Skype for Business, das wiederum bald von Microsoft Teams ersetzt wird.
Audio- und Podcast-Formate gewinnen immer mehr an Beliebtheit in der Unternehmenskommunikation. Sie bieten gegenüber dem Text-Format einen klaren Vorteil: Dadurch, dass das Gesicht eines Menschen direkt sichtbar ist, kann eine Beziehung zum Kunden leichter aufgebaut werden. Statements zu Projekten sowie Kurzinterviews lassen sich einfacher über Audio realisieren.
Eine gute Lösung hierfür ist Microsoft Teams. Hier teilen sich Arbeitskollegen quasi eine Cloud und haben einen gemeinsamen Ort um zu kommunizieren. Die Vorteile sind vielfältig: Gemeinsam und gleichzeitig Dateien teilen, präsentieren und an Lösungen zu arbeiten steigert die Effizienz und Produktivität. Dies ermöglicht ein abteilungsübergreifendes Arbeiten im Team, sodass alle Arbeitskollegen immer auf den neusten Stand sind.
Kommunikation in Echtzeit
Durch Kommunikation in Echtzeit sparen sich Mitarbeiter Zeit und können intelligenter arbeiten. Sie haben einen schnelleren Zugang zu den Arbeitskollegen und reduzieren damit unnötigen E-Mail-Verkehr und die Anzahl an Meetings. Somit sind unternehmensrelevante Informationen für alle schneller zugänglich.
Unterhaltungen, insbesondere in Arbeitsgruppen, sind über einen Chatmessenger simpler und weniger chaotisch. Dazu sind sie effizienter und sicherer als E-Mails. Das CC in E-Mails fällt somit weg und wird weniger umständlich. Vergangene Gespräche können meist durch die mitgelieferte Suchfunktion schnell gefunden werden. Dies ist von Vorteil, wenn neue Arbeitskollegen der Gruppe hinzugefügt werden. So könnten sie sich theoretisch selbst „briefen“.
Die Vorteile von Chats
Mit Chats bündelt ein Unternehmen die Kommunikation zu wichtigen Themen oder Projekten. Dazu wird eine übergreifende Kommunikation über Unternehmen und Abteilungen hinweg ermöglicht.
Die Kommunikation über den Chat ist immer in Realtime und ohne Verzögerung, wenn die Bedingungen dafür gegeben sind (Internet). Ab dem Zeitpunkt, wo die Nachricht abgeschickt wird, ist der Beitrag für alle in der Gruppe bzw. Chatraum sofort sichtbar. Deswegen sollte jeder Mitarbeiter vorher immer noch einmal gründlich prüfen was er oder sie schreibt und ob das in Ordnung ist.
Eine korrekte Verwendung der Sprache steht im Chat nicht im Vordergrund. Gerade wenn das Gegenüber aufgeregt oder nervös ist, kann es schnell zu Fehlern kommen. Dies sollten die Kollegen immer berücksichtigen und am besten das Gegenüber nicht im Chat darauf hinweisen. Dies könnte die betreffende Person nämlich noch mehr verunsichern.
Videokommunikation
Kommen wir nun zur Videokommunikation. Hier hat jeder Benutzer bereits im Smartphone, Ultrabook oder Tablet alles eingebaut, was er oder sie für das nächste Videomeeting benötigt. Wer das Ganze über einen Desktop-PC tun möchte, muss sich eine Webcam besorgen. Die meisten Programme sind benutzerfreundlich und auch für einen Anfänger leicht zu bedienen. Meist muss sich der Benutzer auch keinen Account anlegen und kann per Einladung an der Sitzung teilnehmen.
Für User, die oft diese Möglichkeit nutzen, wird ein eigener Account empfohlen.
Fazit
Die Digitalisierung bietet viele Möglichkeiten, die Kommunikation und Zusammenarbeit für Teams in unterschiedlichsten Ebenen zu erleichtern, sei es Home-Office oder Telearbeit.
Mit anderen Worten: Jeder hat sein „Digitales Büro“ unabhängig von Zeit und Ort immer dabei. Es spielt auch keine Rolle, ob die Menschen in großen oder kleinen Teams für Unternehmen oder Organisationen arbeiten. Das digitale Büro ist eine fantastische Option für jeden.
In einer Teamumgebung ist meistens das Ziel, gemeinsam an einer Lösung zu arbeiten. Das gemeinsame Anstreben eines Ergebnisses ist das was Menschen zusammenführt und kreativer werden lässt. All das ist mit modernen Kommunikationstools möglich – jederzeit und überall.
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