Steht bei Dir demnächst eine PowerPoint Präsentation an und Du bist noch nicht mit allen Funktionen von Microsoft Teams vertraut? Kein Problem! Um Dir dabei zu helfen, das Beste aus Deinem Vortrag herauszuholen, haben wir diesen Blogbeitrag verfasst.
Grundsätzlich gilt: Microsoft Teams bietet zwei Varianten, wie ihr eure PowerPoint Präsentation mit euren Zuhörern teilen könnt. Die klassische Variante besteht darin, dass den eigenen Desktop mit den Zuhörern zu teilen. Alternativ könnt ihr die Präsentation aus PowerPoint heraus direkt über Teams freigeben.
Klassische Variante: Desktop teilen
Während eines Meetings mittels Teams kann der Mitarbeiter über das oben gelb eingekreiste Symbol verschiedene Inhalte für seine Zuhörerschaft freigeben. Links unten im sich öffnenden Fenster existiert die Möglichkeit „Desktop teilen“. Hier kann der User die Präsentation, die im eigenen Bildschirm geöffnet ist, vorführen.
Um mögliche Schwerpunkte oder Verständnisfragen zu erkennen und um näher darauf einzugehen, bietet Teams die Möglichkeiten die „Hand zu heben“ oder sich im Chat auszutauschen. Beides sind wesentliche Bestandteile der Kommunikation während einer Präsentation und doch diese sind bei der klassischen „Desktop teilen“ – Variante nicht direkt einsehbar für den- oder diejenige, der präsentiert.
Auch wenn die Präsentation ausgezeichnet ist, kann es passieren, dass die Zuhörerschaft nicht für die gesamte Dauer der Präsentation mitgenommen werden kann.
PowerPoint in Teams nutzen
Alternativ kann der User einen Schritt vorher seine PowerPoint- Datei bei Teams hochladen und diese dann während eines Meetings für alle Teilnehmer freigeben. Wichtig dabei ist, dass die Präsentation im Vorfeld bei Teams hochgeladen wird, weil sie andernfalls nicht direkt abrufbar ist. Unter dem rot markierten „PowerPoint“ kann der Vortragende dann seine erstellte und bereits hoch geladene Präsentation auswählen.
Diese Variante bietet die Möglichkeit, die Lücken in der Kommunikation in der klassischen „Desktop teilen“ Variante zu füllen. Sowohl die Chatfunktion als auch die „Hand Heben“ Option bleiben für den Vortragenden einsehbar, sodass es für ihn nachvollziehbarer ist, wo gerade der Fokus seiner Zuhörer liegt. Darüber hinaus gibt es die Funktion, dass die Zuhörerschaft sich selbstständig vergangene Folien oder bei Interesse noch folgende Folien anschauen kann. Diese Möglichkeit muss jedoch vom Redner freigegeben werden und bietet noch nicht die Option, dass alle gemeinsam an einer PowerPoint Präsentation arbeiten können.
PowerPoint Präsentation gemeinsam in Teams bearbeiten
Möchte ein Team Dateien gemeinsam nutzen und bearbeiten, so kann jeder in Microsoft Teams seine Word-, Excel-, PDF- und PowerPoint-Dateien als eigene Registerkarten in einen Kanal oder Chat hinzufügen. Damit die hochgeladenen Dateien als eigene Registerkarten verwendet werden können, klickt der User auf das +Symbol rechts in der Zeile neben Unterhaltungen, Dateien etc. In dem sich dann öffnenden Fenster ist die Auswahl der gewünschten PowerPoint Datei möglich.
Oft benötigte Dateien sind auf diesem Wege schneller und übersichtlicher direkt verfügbar. Die hochgeladenen Dateien können auf diese Art von allen ausgewählten Mitarbeitern innerhalb von Teams bearbeitet, kommentiert und runtergeladen werden. Diese Variante geht selbstverständlich nicht nur mit PowerPoint Dateien, sondern auch mit Ecxel- und Word-Dateien.
Fazit
Wenn man sich alle Möglichkeiten vor Augen führt, bietet Microsoft Teams eine Bandbreite an Tools, die die Kommunikation auch während alltäglicher Abläufe wie Präsentationen vereinfachen kann. Solltet ihr nun daran interessiert sein, herauszufinden wie Mircosoft Teams die Kommunikation und Arbeit in eurem Unternehmen vereinfachen kann, dann schreibt uns gerne an. Wir helfen euch bei allen Fragen rund um eure Kommunikation. Kontaktiere uns gerne und wir besprechen gemeinsam eure Situation.
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