Mit rund 115 Mio. aktiven täglichen Nutzer und weltweit 500.000 teilnehmenden Unternehmen hat sich Microsoft Teams zum Jahresende 2020 zum marktführenden Tool im Bereich der Unified Communications entwickelt. Dabei hat sich das für Microsoft ausgezeichnete Baukasten-Prinzip von einzelnen Wahlmodulen auf ganzer Linie bewährt.
Neben der internen und externen Unternehmensvernetzung über Online-Meetings, Chats und Sofort-Besprechungen sind digitales Mindmapping und gemeinsame Online- Dokumentbearbeitung nur die Spitze des Eisbergs dieser umfänglichen Kommunikationslösung für Dein Unternehmen.
Bündelung bisheriger Kommunikationswege
Der Funktionalitätsumfang von Microsoft Teams kann prinzipiell mit dem eines Multitools verglichen werden: Auf den ersten Blick viele Möglichkeiten, aber benutze ich wirklich alle diese Funktionen? Oder reichen mir vielleicht sogar nur zwei oder drei einzelne Werkzeuge?
Microsoft Teams hilft nicht nur bei der Auswahl Deiner Werkzeuge, sondern verwaltet sie viel mehr für das Unternehmen. So übernimmt diese Unified Communications-Lösung alle verwaltungstechnischen Aufgaben in einer Anwendung und immer dort, wo Du sie in Deinem Unternehmen benötigst.
Um die vielseitige Nutzbarkeit von Microsoft Teams für Dein Unternehmen zu unterstreichen, möchten wir uns in diesem Beitrag die Top-Five der wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams für einen optimalen Überblick anschauen.
Die Top 5 Funktionen von Microsoft Teams
Telefonieren, Online Besprechungen & Chats
Mit der Verschmelzung der bisherigen Microsoft-Programme Groups und Skype in Microsoft Teams vereint diese Anwendung das Beste von Microsoft rund um die Frage nach modernen Echtzeit-Kommunikationslösungen. Als Applikation für eine übersichtliche Bedienoberfläche mehrerer Anwendungen und zahlreicher Exchange-Optionen für viele Benutzer war Groups 365 seit 2014 Microsofts bisheriges Tool für digitale Zusammenarbeit.
Als allseits bekanntes modernen Onlinekommunikationsmittel hatte sich Skype for Business wiederum bereits vor seiner Übernahme von Microsoft (für 8,5 Mrd. Dollar) durch seine Effektivität und Qualität gerade in Unternehmen großflächig durchgesetzt. Durch die 2017 neu geschaffene Plattform Teams vereint Microsoft nun seine wichtigsten Anwendungen 365-Suite, Office und Skype for Business zu einem leistungsstarken Allrounder für Online-Meetings und Sofort-Kommunikation.
Neben hochauflösenden Einzel- und Gruppen-Meetings ersetzen jetzt Chats den aufwendigeren und langsameren Mail-Verkehr. Dabei wird die Bedienung durch den aus Outlook bekannten Assistenten für eine unkomplizierte Terminplanung sinnvoll eingegliedert. Mit einem Klick kann so der nächste Direktanruf getätigt oder einzelne Gesprächspartner zu laufenden Meeting hinzugefügt werden. Dabei lassen sich auch Video- oder Telefonteilnehmer, die nicht über Teams arbeiten mühelos zuschalten.
Videos aufzunehmen und Hintergründe unscharf stellen, sind nur zwei von vielen Anwendungsoptionen, die Teams für den User bereitstellt. Es sei noch erwähnt, dass nicht nur die klassische Bildschirmfreigabe über Teams möglich ist, sondern diese durch einen individuellen Bildschirmzugriff zum z.B. Zurückblättern bei PowerPoint- Präsentationen erweitert wird.
Digital Collaboration
Das gemeinsame Arbeiten in Programmen wie Excel, Word und PowerPoint findet mit Microsoft Teams eine neue digitale Schnittstelle. Mithilfe von Registerkarten können Dokumente hoch- und runtergeladen und so kollaborativ von allen Anwendern angesteuert und bearbeitet werden.
In Verbindung mit Online-Meetings können Kollegen unkompliziert und schnell Arbeitsergebnisse gemeinsam korrigieren oder neu formulieren. Dabei empfiehlt sich die besondere Nutzbarkeit der Whiteboard-Funktion. Hier können alle Teilnehmer auch digital an einen Schreibtisch gemeinsam brainstormen und skizzieren. Damit folgt Microsoft Teams in Sachen digitaler Kollaboration beispiellos den Grundsätzen von Unified Communications.
Unabhängige Erweiterung von Drittanbietern
Mit seinem Betriebssystem Windows hat Microsoft seine stabile Anpassungsfähigkeit gegenüber Anwendungen von Drittanbietern stets bewiesen. Und so erweist sich auch Teams als ausgesprochen anpassungsfreundlich in Bezug auf den Arbeitsumgang mit spezieller Businesssoftware wie SAP oder Trello. Microsoft Teams kann hier als zentraler Hub genutzt werden, sobald dem hinzugefügten Tool eine eigene Registerkarte hinzugefügt wird.
Mithilfe der Chatfunktion innerhalb der Registerkarte haben alle zugeschalteten Teams-Mitglieder zusätzlich die Möglichkeit, sich anwendungsbezogen auszutauschen und Probleme ohne Umwege direkt lösen.
Direkte Meinungsakquise und Feedback
Du stehst vor einer folgenreichen Entscheidung und benötigst die Einschätzung von bestimmten Arbeitskollegen? Oder möchtest Dir einen Blick über die Stimmung im Unternehmen verschaffen? Einfach eine Meinung zum Status eines Deiner Projekte einholen? Mit einfachen @Forms in Chat oder Channel ist das möglich! Hier integriert Microsoft Teams die Umfragefunktion nahtlos in sein Interface und eröffnet eine Sofort-Umfrage. Dies kann nicht nur durch Einzelne sondern gleich durch mehrere Teams-User gesteuert, erarbeitet und evaluiert werden.
Strukturgewinn und Planungssicherheit
Die Koordinations- und Planungsstruktur von projektbezogenen Aufgaben ist das Rückgrat für den nachhaltigen Unternehmenserfolg und Kernkompetenz der Aufgabe von Unified Communication Tools. Um die Zusammenarbeit in Echtzeit besonders zu optimieren, empfiehlt sich die Implementation der Aufgabenplanungs- und Projektmanagement-Anwendung Microsoft Planner.
Planung und Zuordnung von Verantwortungsbereichen erfolgen bei allen Teams-Usern online und in Echtzeit. So kann spontan und ohne Zettelwirtschaft auf jede Terminänderung, Meetingsverschiebung oder Deadline reagiert werden. Die Verwaltung übernimmt die Anwendung. Dem flüssigen übergeordneten Organisationsprozess steht dadurch nichts im Weg.
Und jetzt?
Als intelligentes Unified Communications Tool setzt sich Microsoft Teams mit hoher Wirkungskraft durch. Optimierung und Steuerung der Unternehmenskommunikation sind schnell erkennbar. Die Kür der Anwendung zeigt sich besonders an den von uns zusammengestellten Top-Features des Programms. Insofern empfiehlt sich ein genauer Blick hinter die Kulissen, um den gesamten Anwendungsspielraum von Teams an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
Um die strategische Ausrichtung Deines Unternehmens auch weiterhin ganzheitlich zu überblicken, sind diese zentralen Schnittstellen der Kommunikationsgestaltung wesentlich substanziell. Der professionelle Umgang mit Unified Communication zeigt sich dabei nicht am bloßen Besitz eines solchen Multitools, sondern dem Umgang mit jeder einzelnen Funktion.
Stellt sich Dein Unternehmen gerade die Frage, ob Microsoft Teams gut zu euch passt? Oder ob es eventuell ein anderes Tool gibt, das sich besser für eure Bedürfnisse eignet? Wir helfen euch gerne dabei, eure Anforderungen unter die Lupe zu nehmen und geben unabhängige Empfehlungen, welche Kommunikationslösung am besten zu euch passt. Kontaktiere uns gerne und wir besprechen gemeinsam eure Situation.
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