Nachdem sich die Informations- und Kommunikationstechnik auf der Welt etabliert hat, sind die Möglichkeiten der Kommunikation in der Geschäftswelt sehr groß und oftmals nicht ausgeschöpft. In der heutigen Zeit ist in diesem Kontext von dem Begriff „Unified Communications and Collaboration“ (UCC) die Rede.
Grob umschrieben beschreibt UCC die Zusammenarbeit und Kommunikation über neue digitale Wege. Und diese hat viele Vorteile: Vor allem in Unternehmen kann UCC zu einer enormen Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter führen.
In diesem Blogbeitrag widmen wir uns ausführlich der Idee von Unified Communications und zeigen Prozesse auf, damit einer erfolgreichen Integration nichts mehr im Weg steht.
Die neue Generation von Tools
In der heutigen Zeit werden neben der klassischen Telefonie weitere Mittel benutzt, um zu kommunizieren. Die Kommunikation in der Geschäftswelt steht unter dem Stern der neuen digitalen Kommunikationsmöglichkeiten. Beispiele hierfür sind Skype, Zoom, WebEx und Microsoft Teams.
Diese Tools für UCC bieten neue Möglichkeiten des Arbeitens. Dies bedeutet, dass die Zusammenarbeit aus der Ferne ermöglicht wird und somit ein physisches Treffen nicht mehr zwangsweise nötig ist. Die aufgeführten Tools bieten beispielsweise die Möglichkeit einer Videotelefonie oder das Teilen von Dokumenten. Hier können sich die Gesprächspartner nicht nur wie bei einem klassischen Telefonat hören, sondern auch sehen.
Ebenso bieten die Programme die Möglichkeit, seinen Computerbildschirm und somit Dokumente mit den anderen Gesprächspartnern live zu teilen/ zu zeigen. Somit findet eine Zusammenarbeit voll digital statt.
Die Übertragung bei diesen UCC-Hilfsmitteln geschieht, wie bei der Internettelefonie, über das Internet. Dies bedeutet, dass, wie bei VoIP, das Gespräch, das Video und der geteilte Bildschirm in Datenpakete umgewandelt und anschließend an die jeweiligen Partner übermittelt werden.
Die Umstellung auf UCC
Der erste Schritt innerhalb einer Organisation bzw. eines Unternehmens ist die Evaluierung der IST-Situation. Hier müssen die technischen Gegebenheiten und Prozesse evaluiert werden.
Auf dieser Basis kann ermittelt werden, welches Mittel am besten in das Unternehmen integriert werden kann. Schlussendlich bedeutet dies, dass einerseits die vorhandenen Hardwarekomponenten betrachtet werden müssen, aber auch die Schnittstellenkommunikation nicht außer Acht gelassen werden dürfen.
Wenn die Bewertung stattgefunden hat und eine Wahl getroffen wurde, erfolgt die Implementierung der ausgewählten Hilfsmittel. Letztlich ist eine Umstellung auf den aktuellen Stand ein komplexes Thema, welches Fachwissen in diesem Bereich erfordert.
Die Rolle der Mitarbeiter
Neben der Implementierung von neuen Hard- und Softwarekomponenten innerhalb der Organisation haben die Geschäftsprozesse eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen Implementierung. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter einer Organisation einerseits den Umgang mit den Tools und somit auch die Prozesse, die benötigt werden um bspw. ein digitales Teammeeting aufzusetzen, kennen müssen. Andererseits muss teilweise eine Umstellung von grundlegenden Geschäftsprozessen erfolgen, um die Mittel richtig einzusetzen.
Wie oben erwähnt, ist eine Umstellung auf UCC nicht nur mit der Möglichkeit der Nutzung erfolgreich implementiert. Mitarbeiter innerhalb einer Organisation müssen die internen Geschäftsprozesse mit den Prozessen der UCC Tools verknüpfen und verwenden können, um diese effektiv im Unternehmen zu integrieren. Dies bedeutet, dass neben der Installation der Soft- und Hardwarekomponenten, Schulungen über die UCC Tools abgehalten werden müssen, um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten.
Prozesse für die Integration von UCC
Im ersten Schritt erlernen die Mitarbeiter die aktuellen Abläufe im Unternehmen. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter alle beteiligten Personen inklusive ihrer Rollen kennen müssen, um einen Gesamteindruck der Organisation zu bekommen.
Im nächsten Schritt betrachten die Mitarbeiter ihre eigenen Kommunikationswege und setzen diese in den Kontext der Digitalisierung, um den Vorteil der neuen Methoden zu erkennen. Dies bedeutet, dass die aktuellen Kommunikationsweisen vor dem Hintergrund der Schnittstellen aufgezeigt werden müssen.
Ist das grundlegende Gespür über die internen Prozesse erfolgt, findet die Implementierung der UCC Tools statt. Hier müssen alle beteiligten Personen die UCC Tools auf ihren Computern installieren. Darauffolgend sollte die Unternehmensstruktur auf ein UCC Tool, wie Microsoft Teams, angewandt werden.
Hier ist es wichtig, alle Beteiligten einer Organisation einzubinden. Das beste Mittel, um die Prozesse der Software kennenzulernen, sind Schulungen. Schulungen sind ein exzellentes Mittel, um allen Beteiligten alle Funktionen aufzuzeigen und zu erklären. Dies kann von simplen Methoden, wie z.B. Start eines Gesprächs, bis hin zur Einbindung anderer Programme oder Datenbanken gehen.
Wichtig beim Erlernen ist, dass die Möglichkeiten aufgezeigt werden. Die Vorteile der Umstellung auf UCC müssen jedem aufgezeigt werden, um eine intrinsische Motivation der Verwendung zu erzeugen. Wenn dies geschieht, erfolgt eine schnellere Implementierung und es lassen sich interne Geschäftsprozesse schmälern und beschleunigen.
Vorteile von UCC
Vorteile von UCC spiegeln sich in der Vernetzung wieder. Mithilfe von UCC wird eine Vernetzung geschaffen, die von jedem Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig verwendet werden kann. Z.B. kann eine sich auf Geschäftsreise befindende Person eines Unternehmens trotzdem effizient an Meetings teilnehmen und somit aktiv am Geschehen teilhaben.
Weiterhin ermöglichen die UCC Methoden eine effiziente und effektive Zusammenarbeit im Homeoffice. Ebenso wird eine Schnittstelle geschaffen, die von jedem Endgerät verwendet werden kann. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter sich von einem mobilen Endgerät oder einem klassischen Desktop PC einwählen. Dies sind nur einige wenige Vorteile von UCC, welche einen Mehrwert für die Mitarbeiter und das Unternehmen bereitstellen.
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