Jeder Mitarbeiter verbringt durchschnittlich fünf Stunden pro Woche mit der Suche nach Unterlagen und Dokumenten. Zu diesem Ergebnis kam eine Studie des Fraunhofer Instituts. Das macht die Dateiablage zu einer der größten Herausforderungen in Unternehmen.
Neue Tools bringen Hoffnung, aber ohne eine klare Strategie ist auch hier keine Besserung in Sicht. Daher widmen wir uns heute wir dem Thema der Dateiablage und Ordnerstrukturen, und geben Tipps für die richtige Organisation.
Die Herausforderung
In vielen Unternehmen ist es immer noch üblich, viele Daten lokal zu halten. Dabei ist die größte Hoffnung, dass Mitarbeiter nie krank werden. Und hoffentlich macht auch die Hardware, die selten in Backupstrategien eingebunden ist, keine Probleme!
Andere Unternehmen sind weiter und nutzen zentrale Fileshares oder Dateiablagen wie SharePoint. Diese werden dann zumindest ab und zu gesichert, aber die Herausforderung mit der Struktur bleibt auch dort erhalten. Weil es oft nicht klar ist, wie und wo Daten abgelegt werden, baut jeder Mitarbeiter seine eigene Logik. Dies führt dann dazu, dass Dateien mehrfach und in verschiedenen Versionsständen vorhanden sind.
Dateien richtig organisieren – aber wie?
Vielen Unternehmen wissen, dass hier Handlungsbedarf besteht, aber diese Projekte werden häufig als reine IT-Projekt initiiert. Dabei kommt die Einführung neuer Lösungen, aber die Anwender kommen nicht von Anfang an mit. Am Ende ist die Verwunderung groß, dass sich nichts wirklich verbessert hat.
Das soll nicht bedeuten, dass technische Lösungen keine Verbesserungen bringen. Dennoch ist nicht zu vernachlässigen, dass ein Unternehmen das Business und dabei alle Bereiche mitnehmen muss.
Neue Strukturen und Logiken müssen transparent sein und es braucht Hilfsmittel für die Mitarbeiter. Dies kann im einfachsten Fall eine einfache Übersicht sind, die anschaulich die neue Struktur erklärt. Das kann aber auch soweit gehen, dass man Änderungen monitort und dahingehend überwacht, dass insbesondere Schreibzugriffe reglementiert und Warnungen verschickt werden. Es gibt Tools, die Duplikate erkennen oder automatisch alte Versionen archivierten.
Das 7-Ordner-System
Bei der Anlage neuer Strukturen sollten Sie immer diese Anforderungen im Auge behalten:
- Der Zugriff muss schnell sein: gute Performance und maximal 3 Klicks, um die gewünschte Datei zu finden
- Jeder Ansicht muss übersichtlich bleiben: 7-Ordner-System
- Die Struktur soll transparent bleiben: Neue Mitarbeiter sollen sich intuitiv zurecht finden können
Aus unserer Erfahrung ist das 7-Ordener System, dass Milon Gupta im Fachmagazin für Büroorganisation Sekretaria vorstellt, ein gutes Mittel um eine Struktur auszubauen.
Hierbei gibt es auf jeder Ebene maximal 7 Unterverzeichnisse und jedes der Unterverzeichnisse hat wiederum nicht mehr als 7 Unterverzeichnisse. Natürlich kann es auch sinnvoll sein, 8 oder 9 Verzeichnisse anzulegen, bevor eine neue Ebene dafür benötigt wird. Das Ziel muss es sein, die 3 oben genannten Anforderungen in der Balance zu halten.
Unsere Empfehlung
Die Struktur sollte in einem firmenübergreifenden Projektteam definiert werden. Hierbei ist es wichtig, dass man alle Bereiche involviert. Es existiert kein Königsweg, jedes Unternehmen ist verschieden und so ist es auch mit der Dateiablage. Wichtig ist, dass die Reihenfolgen definiert werden: Wichtige Order kommen nach oben und weniger wichtige nach unten. Dies erreicht man am einfachsten, indem eine Zahl oder ein Buchstabe vor dem Verzeichnisnamen gestellt wird, da Computer in der Regel nach Alphabet sortieren. Dies sieht dann z.B. so aus:
Bei Verzeichnissen und Dateien mit einem Datum ist es wichtig, dass man eine einheitliche Benennung wählt. Bewährt hat sich das Format YYYYMMDD am Anfang der Datei oder des Verzeichnisses, da dies bei der Sortierung hilft.
Im Rahmen der Einweisung der Mitarbeiter sollten Sie zudem diese Punkte berücksichtigen:
- Daten nie lokal speichern, insbesondere dann nicht, wenn es sich um offizielle Dokumente handelt, die auch Kollegen im Vertretungsfall brauchen.
- Nie Daten auf dem Desktop ablegen, dort gehen sie schnell unter.
- Keine nichtssagenden oder kryptische Order mit den Namen wie Diverses, Sonstiges, Allgemeines, Verschiedenes oder 1-00_234 anlegen.
- Keine Dateien mehrfach ablegen; wenn das wirklich nötig ist, mit Links arbeiten
- Dateien immer versionieren und alte Versionen in einem Archiv Ordner verschieben
Fazit
Eine unübersichtliche und unnötig komplizierte Dateiablage beeinträchtigt die Produktivität in vielen Unternehmen. Es lohnt sich, sich ausführlich mit diesem Thema zu beschäftigen und eine einheitliche Struktur einzuführen. Das mag am Anfang einiges an Zeit kosten, rentiert sich jedoch auf lange Sicht.
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