Heutzutage wird Kommunikation in Unternehmen – ob intern oder extern – immer wichtiger. Viele wissen dabei aber nicht, wie viel Potenzial eine gut funktionierende Kommunikationslösung bietet. Unternehmer fragen sich: Wie können wir Unified Communications richtig implementieren?
In unserem heutigen Beitrag widmen wir uns diesem Thema und geben Tipps, damit eine Einführung in Deinem Unternehmen problemlos klappt.
Die Herausforderung
Oft sind Kommunikationslösungen auf die „Schnelle“ implementiert worden. Das resultiert in hohen und doppelten Kosten sowie einem nicht funktionierenden Support.
Für die Implementierung einer neuen Unified Communication Lösung bedarf es im Vorhinein einer gründlichen Analyse oder einem Workshop vor Ort. Ein Unternehmen sollte ein sehr genaues Anforderungsprofil an die UC-Lösung erstellen und die Voraussetzungen im eigenen Netzwerk prüfen.
Die wichtigsten Fragen hierbei sind:
- Können wir die Lösung innerhalb unserer Netzwerkinfrastruktur implementieren?
- Welche Parameter oder Strukturanpassungen müssen wir im Vorfeld untersuchen? Müssen wir diese gegebenenfalls vor der Implementierung durchführen?
Hierzu bedarf es der Erstellung einer präzisen IST–Analyse. In dieser wird der aktuelle Status dargestellt.
Der nächste Schritt
Anschließend muss ein Unternehmen alle fachlichen Anforderungen sammeln. Dies erfolgt im Rahmen von Workshops. Hier müssen unter anderem Funktionen definiert werden. Wichtig ist zum Beispiel auch die Frage, ob die Einführung der Lösung zusätzlich oder als Ersatz für eine Bestandslösung gedacht ist.
Mithilfe eines Expertenteams kann das Unternehmen aus dem Anforderungskatalog ein Design erstellen. Hier werden u.a. die technischen Rahmenparameter und Schnittstellen spezifiziert. Je nach Anforderungen kann die Implementierung Auswirkungen auf andere Bestandslösungen haben, die dann mitbetrachtet werden müssen.
Ein meist vernachlässigter Punkt in der Phase sind sehr häufig die notwendigen Supportprozesse und die Schulung der Mitarbeiter. Dies darf ein Unternehmen keinesfalls außer Acht lassen. Der Erfolg einer Implementierung misst sich am Ende anhand der Mitarbeiterzufriedenheit und der Effizienz der Nutzung. Nur eine zusätzliche Softwareapplikation kann kein Projektziel sein.
Unified Communications richtig implementieren
Hat ein Unternehmen die zuvor genannten Fragen beantwortet, wird nun ein Maßnahmenplan für die Implementierung erstellt.
Stehen die Rahmenbedingungen, kann das Unternehmen ein Projektteam ins Leben rufen. Hier sollten alle darauf achten, dass das Knowhow für die verschiedene Anforderungsprofile eines Projektes gut aufgeteilt ist.
Rollen innerhalb eines UC-Projektes können sein:
- Projektleiter
- Rolloutmanager
- Technisches Team
- Supportteam
- Kommunikationsteam
Agile Projektmethoden eignen sich hier besonders gut. Dementsprechend empfiehlt sich ein passendes Managementtool auszuwählen, um die Aufgabenpakete festzuhalten, Meilensteine zu definieren und entsprechend zu delegieren.
Informationsaustausch gegenüber den Kollegen und Mitarbeiter ist von hoher Priorität. Hier sollte ein möglichst einfacher Austausch per Blog oder Informationsseite stattfinden. Das Ziel ist, lange Mails, welche meist nicht aufmerksam gelesen werden, zu vermeiden.
Hilfreich sind an dieser Stelle auch Videos. Diese bieten eine kurze und knappe Informationsweitergabe, die eine höhere Aufmerksamkeit als lange Texte erreicht. So steht einem effizienten Informationsaustausch nichts mehr im Weg.
Um abzusehen, welche Herausforderungen auftreten könnten, raten wir zu einer Pilotphase. In dieser analysiert und untersucht das Team aufkommende Themen und Problemstellungen, um nachher eine perfekt angepasste Projektstrategie anwenden zu können. Hierdurch lassen sich große Überraschungen vermeiden und das Unternehmen kann seine Strategie entsprechend anpassen.
Natürlich muss das gesamte Team innerhalb Retrospektiven alle Erfahrungswerte austauschen, damit die Vorgehensweise stetig angepasst wird. Es empfiehlt sich, schon hier Abteilungen mit einzubeziehen. Nur so kann das Unternehmen später abwägen, ob der Rollout auch bei größeren Schlagzahlen innerhalb der Abteilungen reibungslos verläuft.
Nicht vernachlässigen sollte das Unternehmen die nötige Unterstützung der Mitarbeiter im Rollout. Der oft gewählte Ansatz, dies einfach beim vorhandenen Helpdesk abzugeben, führt selten zur gewünschten Mitarbeiterzufriedenheit.
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