Telefonieren, Anrufe verwalten und Besprechungen planen
Moderne Online-Kommunikationslösungen sind eine Schlüsselkompetenz für den nachhaltigen Unternehmenserfolg. Reibungslose Kommunikationsabläufe wirken sich intern wie extern effizient auf Mitarbeitermotivation und Unternehmenskultur aus. Unified Communications Tools wie Microsoft Teams eignen sich somit nicht bloß für die Organisation großer Kommunikationsstränge, sondern finden eine besondere Verwendung in dezentralen und räumlich getrennten Arbeitsgruppen.
Insbesondere der telefonische Alltag verlangt nach multifunktionalen Lösungsansätzen, um Ihre Kommunikationspartner flüssiger und strukturierter in ihren Unternehmensprozess einzubinden. Problematisch wird es nämlich, wenn Sie für eine Vielzahl von Aufgaben eine unüberschaubare Menge unterschiedlicher Programme nutzen. Unified Communication Tools greifen genau dort: als zentrale Schnittstelle der Online-Kommunikation und -Kooperation sind diese Tools der digitale Arbeitsplatz des Unternehmens.
In diesem Beitrag werden wir einen etwas genaueren Blick auf die Grundfunktionen für die Planung und Verwaltung von Telefonkonferenzen und Online-Besprechungen werfen.
Unified Communications Tools: Microsoft Teams
Als Nachfolger von Skype for Business zählt Microsoft Teams seit 2017 zu den effizientesten Anwendungen für Unified Communication. Um interne Kommunikationsabläufe flüssig zu gestalten, bietet MS Teams eine Vielzahl von Aktionen: Teambildung einzelner Anwender, Ersetzen von E-Mail-Verkehr zu Chats, simultanes Bearbeiten von Dateien, Organisieren von Telefon- und Videokonferenzen. MS Teams ist also eine Allzweckwaffe für vielfältige Anforderungen an Kommunikationsprozesse.
Rufnummern lassen sich wie beim Smartphone über eine eingeblendete Wähltastatur einwählen oder als Kontakt abspeichern. Automatische Anrufbeantworter und Anrufprotokolle sind klassisch auswählbar.
Im Gegensatz zu konservativen Anwendungen gibt MS Teams Ihnen die Möglichkeit die gesamte Kommunikation über den Desktop mit wenigen Klicks zu steuern. Anrufe können angenommen, gehalten, durchgestellt, weitergeleitet oder neue Anrufpartner einfach zu einem bestehenden Gespräch hinzugefügt werden. Zusätzlich sind Kontaktinformationen zum Anrufpartner auch innerhalb von Telefonkonferenzen jederzeit aufrufbar. Hier zeigt sich der klare Vorteil einer zentralen Kommunikationsplattform. So können neue Informationen direkt in die Dateibibliothek von Teams eingespeist werden.
Intuitiver und produktiver durchs Meeting
Die Zusammenarbeit im Unternehmen steigert MS Teams jedoch nicht nur durch seine Telefonfunktionen. Neben den Multi-Channel solutions vereinfachen solche Plattformen ihren Benutzern auch die Planung und Einrichtung von Online-Besprechungen und Videokonferenzen. Terminkalender, Teamnotizbuch oder der digitale Planungsassistent sind einige von vielen verfügbaren Funktionen für den Ausbau von MS Teams zu einem effektiven gemeinsam nutzbaren Instrument für die Unternehmenskommunikation.
MS Teams gibt dem Benutzer die Möglichkeit, auf effizientem Weg Besprechungen zu planen und einzurichten. Die Teilnahme an solchen Meetings erfolgt dann über einen simplen Einladungslink oder von extern oder unterwegs klassisch über die Telefonnummer. So können auch Kunden oder Partnerunternehmer, die kein Teams nutzen in die Kommunikationsprozesse eingebunden werden. Microsoft bleibt der vereinfachten Kommunikation auch hier mit seiner one solution-Methode treu.
Neben einfachen Audio- und Video-Konferenzen stellt MS Teams seinen Anwendern eine breite Auswahl an differenzierten Kommunikationswerkzeugen für produktivere Besprechungen zur Verfügung. Über Bildschirmfreigaben sehen alle Teilnehmer was Sie sehen. Dabei kann zwischen einer gesamten Bildschirmfreigabe oder einer Teilfreigabe für bestimmte Anwendungen oder Dateien gewählt werden. Besprechungsnotizen oder digitale Whiteboards stellen den wesentlichen Teil der Onlinekommunikation dar. So wird gemeinsames Arbeiten durch Skizzieren, Entwerfen und Teilen gemeinsamer Ideen zu einem produktiven Austausch in Echtzeit. Zusätzlich liefert Teams mit der Hintergrund-weichzeichnen-Funktion ein unverzichtbares Tool für die Sicherung der Privatsphäre, ob im Büro oder im Home Office.
Alltäglich vorkommende Terminänderungen oder Meeting-Überschneidungen hat MS Teams ebenfalls intelligent bedacht. In solchen Fällen lassen sich Online-Besprechungen inklusive der dort geteilten Dateien und Whitebords mit Teams aufzeichnen, schneiden und für andere freigeben. Als Teil der Microsoft-Strem-Cloud lassen sich solche Aufzeichnungen standortunabhängig laden und einsehen.
Fazit
Als zentrale Schnittstelle für die Kommunikationsplanung und -gestaltung verhalten sich Unified Communication Tools wie Microsoft Teams wie ein Fels in der Brandung. Die Unterstützung von kommunikationsinterner und -externer Verwaltung, umfangreiche Funktionsmöglichkeiten und gut strukturierte Applikationen machen MS Teams zu einem idealen digitalen Manager für kleine und große Unternehmen. Dabei muss Teams als strukturelle Plattform gesehen werden, die dem Unternehmen den Löwenanteil der Kommunikationorganisation abnimmt und den Benutzer dort abholt, wo neue kommunikative Herausforderungen nach innovativen und intuitiven Lösungen verlangen. Klassische Telefonkommunikation gewinnt durch die Implementierung von Plattformen wie MS Teams an Effizienz und Produktivität – im Unternehmen selbst oder in Zusammenarbeit mit dem Kunden.
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