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Mitarbeiterschulung für Microsoft Teams & Zoom: So geht’s!

Viele Unternehmen führen derzeit neue Tools wie Microsoft Teams ein. Vor allem aufgrund der Corona-Krise müssen sie darauf zurückgreifen, weil sie ihren Mitarbeitern Videokonferenzen, Chat und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ermöglichen wollen. Aus dieser Dringlichkeit heraus führen die Unternehmen die Tools jedoch oft ruckartig und schnell ein. Dies führt zu weitreichenden, unvorhergesehenen Folgen, sodass die Mitarbeiterschulung in den Hintergrund gerät.

In diesem Blogartikel gehen wir näher darauf ein, warum es Sinn macht, solche Tools sorgfältig einzuführen und was ein Unternehmen tun kann, falls die Einführung bereits geschehen ist, aber Probleme mit sich bringt.

Die Herausforderung

Ruckartig und schnell eingeführte Tools stellen Mitarbeiter vor viele Herausforderungen, denn sie umfassen ein deutlich weiteres Spektrum an Funktionen als sie es womöglich gewohnt sind. Oft waren Telefone das Hauptkommunikationsmittel in einem Unternehmen und die plötzliche Umstellung auf Chat und Videokonferenz kann viele überfordern.

Die Einführung solcher Tools hatte allerdings gute Gründe: Das Ziel der „Schnellimplementierung“ war es am Anfang, möglichst keinen Arbeitsausfall zu generieren und Mitarbeiter den Zugang zu Terminen trotz Home-Office zu ermöglichen. Des Weiteren mussten Kunden über den Weg einer Konferenz möglichst mit Video erreicht werden können, um den Kontakt aufrecht zu erhalten.

Was gut gedacht war, kann in der Realität allerdings auf Probleme stoßen.

Die Folgen einer falschen Mitarbeiterschulung

Die Folgen summieren sich langsam zum Eskalationshöhepunkt: Viele Mitarbeiter und User sind schlichtweg überfordert und lehnen die neuen Tools ab. Sie kommen im Arbeitsalltag einfach nicht damit zurecht. Zu groß ist die Funktionsvielfalt, die plötzlich auf einen einprasselt. Die Vielzahl von Kommunikationswegen und einhergehenden Versuchen, jemanden zu erreichen, kommt erschwerend hinzu. Zudem nutzen einige Anwender diese neu eingeführten Tools auch nur intuitiv.

Dieses Chaos ist typisch für eine sehr schnelllebige IT-Systematik. Natürlich ist eine schnelle Einführung von klarem Vorteil, da man das große „Unheil“ der Krise abwenden konnte. Jedoch tut sich genau jetzt die Aufgabe auf, die neuen Tools schrittweise zu optimieren, ebenso wie anzupassen und Ziele nochmals klar zu definieren.

Nur so kann der Erfolg eines UCC Tools wie Zoom oder Microsoft Teams erreicht und extrem maximiert werden. Die Voraussetzung dafür sind passende Schulungskonzepte, die den Mitarbeiter erreichen.

Mitarbeiterschulung

Wie sieht ein solches Schulungstool aus?

Die TKUC hat für genau diesen Zweck eine Schulungsplattform für alle gängigen Tools entwickelt. Die Plattform zeichnet sich durch ihre extreme Anwenderfreundlichkeit aus. Hier gibt es Videos und Textbausteine, die alle wichtigen Funktionen der jeweiligen Tools ausführlich erklären. Jeder Mitarbeiter kann sich so in Ruhe und in seinem eigenen Lerntempo mit den Tools auseinandersetzen.

Dabei decken wir jeden Bedarf ab: Es ist egal, ob ein Mitarbeiter Videos oder erklärende Texte präferiert – beides ist ausreichend vorhanden.

Um die Motivation beim Lernen aufrecht zu erhalten, haben wir einige spannende Funktionen eingeführt. Unsere Plattform schafft visuelle Anreize, damit die Lernenden ansprechende Schulungswerkzeuge leicht auffinden können und motiviert bleiben, mit diesen zu arbeiten.

Eine weitere Motivationsgrundlage bietet eine entwickelte Zertifizierung. Diese kann der User bzw. Mitarbeiter seinem Unternehmen vorzeigen, um den Abschluss der Schulung auszuweisen.

Im Vorfeld muss ein Unternehmen allerdings analysieren, welchen Kenntnisstand seine Mitarbeiter individuell haben. Dies ist durch Interviews mit verschiedenen Gruppen innerhalb der Firma leicht herauszufinden. Hiermit vermeidet man zu „langweilige“ Schulungen für Mitarbeiter mit fortgeschrittenem Kenntnisstand und zu „schwierige“ Videos für User mit geringem Know How.

Wohin mit den Fragen?

Ein an die Schulungsplattform gekoppeltes Chat-System ist dafür da, um aufkommende Fragen der Lernenden schnell und verständlich zu beantworten. Somit bilden wir nicht nur der Schulungsaspekt ab, sondern integrieren auch einen Support, der jederzeit Unklarheiten oder Missverständnisse beseitigt. Mit diesem System haben wir bereits gute Erfahrungen sammeln können: Mitarbeiter können individuell, ohne sich vor ihren Kollegen die Blöße zu geben, Fragen stellen und bekommen sofort eine passende Antwort von unserem Expertenteam.

An dieser Stelle vermeiden wir auch komplexe Supportwege und ersparen einem Unternehmen den sogenannten Ticket Ping Pong. Jeder Mitarbeiter fühlt sich mit seinem eigenen Lerntempo wohl, hat jederzeit einen kompetenten Partner für Fragestellungen und bekommt eine Antwort ohne lange Wartezeiten oder ewiges Hin und Her.

Ist das Schulungstool implementiert, können Zahlen ausgewertet und Vebesserungspotenzial erörtert werden. Im Zuge dessen ist eine Anpassung möglich, um den Erfolg sicherzustellen und die Mitarbeiter ausreichend zu motivieren. 

Für wen eignet sich eine Schulungsplattform?

Wir empfehlen fast allen Unternehmen, eine Akademie bzw. Schulungsplattform anzubieten. Es ist zudem wichtig, den eigenen Mitarbeitern uneingeschränkten Zugriff darauf von jedem Device wie zum Beispiel Smartphone oder Laptop aus zu ermöglichen. Nur so können diese Schulungsmaßnahmen flexibel in den Alltag eingebaut werden.

Von hoher Priorität ist eine derartige Schulungsplattform vor allem für Unternehmen, die aktuell neue Software-Produkte einführen oder technisch umstrukturieren. Nur so lässt sich garantieren, dass alle Mitarbeiter den kompletten Funktionsumfang kompetent nutzen und damit produktiv arbeiten können.

Aber auch Unternehmen, die Kommunikationstools bereits implementiert haben, können über die Nutzung einer Schulungsplattform nachdenken. So können sie nämlich die Verwendung ihrer Tools optimieren und auch leichter neue Mitarbeiter in die Nutzung einführen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass geradezu jede Einrichtung durch den Einsatz einer individuellen Schulungsplattform, die von Experten etabliert wurde, enorm profitiert.

Wie wirkt sich die Schulungsplattform auf das Unternehmen aus?

Die Schulungen unterstützen die Mitarbeiter darin, ein Tool richtig zu verwenden. Überforderung bei der Nutzung gehört der Vergangenheit an, alle Menschen im Unternehmen arbeiten nicht nur gerne damit, sondern auch automatisierter. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt dadurch enorm. Aus unserer Erfahrung heraus ist eine Steigerung um 10% bis 20% im Rahmen des Möglichen. Die Effizienz innerhalb der Zusammenarbeit kann ebenfalls bis zu 15% ansteigen.

Mitarbeiter reagieren auch positiver auf individuelle Schulungen. Hier kann in dem eigenen Tempo gelernt werden, egal wie langsam dieses auch sein mag. Menschen trauen sich in dieser individuell betreuten Umgebung auch eher, den Experten Fragen zu stellen – auch wenn sie ihnen selbst als „dumm“ vorkommen. Durch die Abwesenheit weiterer Kollegen oder des Chefs, die das langsame Lerntempo oder die Fragen negativ beurteilen könnten, kann sich derjenige in entspannter Atmosphäre das Wissen aneignen.

Zufriedene Mitarbeiter, die das Kommunikationstool des Unternehmens effektiv nutzen können, sind im Interesse jedes Unternehmens.

Klingt unsere Schulungsplattform für Dich interessant? Kontaktiere uns gerne und wir besprechen gemeinsam Deine Situation. Scrolle dazu ein wenig runter zu unserem Kontaktformular und klicke auf Let’s collaborate.