Kostentreiber in Unternehmen schaden der Wettbewerbsfähigkeit. Doch wo verstecken sie sich? Eine bisher wenig beachtete Kostenfalle sind redundante Kommunikationslösungen.
Dabei handelt es um Tools, die die Mitarbeiter zur internen und externen Kommunikation nutzen. Bekannte Beispiele sind dafür Microsoft Teams und Slack. Tatsache jedoch ist, dass viele Unternehmen neue Kommunikationslösungen einführen, ihre bisherigen Tools aber einfach weiterlaufen lassen. So summieren sich die Kosten im Hintergrund.
Die tickende Kostenbombe
Gerade in Kommunikationsprojekten sehen wir sehr häufig, dass Unternehmen es nicht schaffen, mit der Einführung von neuen Lösungen die alten abzuschalten. Die Gründe dafür sind vielfältig:
- Projekte sind oft so geplant, dass sie zwar die Einführung berücksichtigen, aber oft fehlt die Zeit und das Geld für die Dekommissionierung alter Lösungen. Gerade wenn Projekte in Verzug geraten oder das Budget eng wird, wird dies schnell mal gekappt.
- Projekte haben nicht die Macht im Unternehmen, um alte Lösungen abzuschalten. Gerade ausgelagerte IT-Töchter sind damit konfrontiert, dass man von ihnen Kostensenkungen erwartet, umgekehrt können sie aber nur Vorschläge erarbeiten, die dann vom Business ignoriert werden.
- Entscheidern fehlt häufig der Background, um eine Entscheidung für die Abschaltung einer Lösung zu treffen. Dies ist häufig der Fall, wenn sie aus dem Management die Anforderungen bekommen, dass dies noch benötigt wird.
Dies führt dazu, dass in Unternehmen eine vielzahl konkurrierender Systeme und Services betrieben oder zumindest bezahlt werden müssen.
Kostentreiber in Unternehmen: Die alten Verträge
Extrem häufig passieren diese Kostenfallen mit Konferenzdiensten und Provideranschlüssen, da diese oft nur auf der Rechnung sichtbar sind. Hier lohnt es sich, einen genauen Blick darauf zu werfen, für was die Firma eigentlich alles zahlt. Ein Schreckensszenario könnte nämlich so aussehen:
Obwohl ein Unternehmen einen zentralen Konferenzdienst eingeführt hat, existieren noch Verträge mit anderen Anbietern: Hier noch ein alter Vertrag mit einem Konferenzdienst der Telekom, dort eine Einwahlnummer und Accounts bei PGI oder WestUC (Intrado). Nicht zu vergessen die paar WebEx- oder GoToMeeting-Lizenzen!
Hier steckt enormes Einsparpotential, das viele Unternehmen erst einmal identifizieren müssen. Oft sind Argumente für diese Lösungen nur Scheinargumente, damit sich die Belegschaft nicht umstellen muss.
Weiteres Potential steckt in Provideranbindungen: Eine Rufnummer hier, ein analoger Anschluss dort, hier noch ein paar DSL-Anschlüsse und schnell kommen monatliche Kosten im 4-stelligen Bereich zusammen. Und das alles obwohl die Anschlüsse gar nicht mehr genutzt werden!
Kann Unified Communications Abhilfe schaffen?
Viele Unternehmen führen Unified Communications Tools wie Microsoft Teams unüberlegt ein. Dies liegt daran, dass die Führungskräfte zunächst das Tool auswählen und erst danach alle Anforderungen definieren. Die Anbieter cloudbasierter UCC-Lösung vermitteln in der Regel auch den Eindruck, dass damit alle Funktionen abgelöst werden können. Aber schon bei trivialen Anforderungen wie den eines Faxgerätes oder einer Türsprechstelle kommt es zu Komplikationen. Wenn es dann um Sprachaufzeichnung, Contact Center oder Sprachdialogsysteme geht, erkennen die betroffenen Unternehmen schnell, dass sie die Bestandssysteme nicht abschalten können.
Vielen Unternehmen haben früher für die Ausschreibung von Telekomunikationslösungen 500-seitige Anforderungskataloge geschrieben. Heutzutage erfolgt die Auswahl eines UCC Tools oftmals vollkommen ohne vorherige Definition der Anforderungen. So übertrieben wie dies früher oft gehandhabt wurde, so leichtfertig glaubt man heute dem Marketing und wundert sich im Anschluss, dass die Kosten steigen.
Kommunikationslösungen ohne Plan einzuführen, kostet viel Geld und kontrakariert die Unternehmensziele. Gut gedacht ist hier noch längst nicht gut gemacht.
Falls Dein Unternehmen daran denkt, ein Tool wie Microsoft Teams einzuführen, lohnt sich eine sorgfältige Vorbereitung. Wir helfen euch gerne dabei, eure Anforderungen unter die Lupe zu nehmen und geben unabhängige Empfehlungen, welche Kommunikationslösung am besten zu euch passt. Kontaktiere uns gerne und wir besprechen gemeinsam eure Situation.
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