Als Teil von Microsoft 365 bringt Microsoft mit Planner ein weiteres effizientes Verwaltungstool für die Bürooptimierung auf den Markt. Denn auch Microsoft weiß: Eine wirkungsvolle Organisation und verlässliche Planungssicherheit sind die Eckpfeiler jedes Unternehmenserfolgs.
In diesem Artikel gehen wir näher auf dieses Tool ein und erklären Dir die Vorteile, die sich aus einer Nutzung für Dich ergeben.
Die Kernfunktionen
Microsoft Planner ist als webbasierte Plattform für Planung, Steuerung und Kollaboration bestens geeignet, um Eure Managementprozesse übersichtlicher zu gestalten. In der Benutzerübersicht stehen hierfür drei zentrale Funktionen im Vordergrund: eine Aufgabenverwaltung, eine Statusübersicht und die gemeinsame Dateiablage. Die Basis dieser Kernfunktionen bildet der Projektkalender.
Kleinere unterstützende Applikationen wie der Projektchat, das Projektpostfach mit zusätzlich eigener Email-Adresse sowie das gemeinsame Notizbuch ergänzen die simple Bedienoberfläche mit praktischer Funktionalität. So kann ein abgestimmter und effizienter Austausch innerhalb des Projekts erfolgen, ohne dass zwischen mehreren Programmen gewechselt werden muss. Durch die webbasierte Synchronisierung zwischen allen Benutzern ermöglicht Microsoft Planner jederzeit den aktuellen Projektfortschritt und die jeweiligen Kompetenzbereiche.
Um die Planung innerhalb Deines Projekts noch effizienter zu gestalten, seht Ihr auf einen Blick, welche Ressourcen noch verfügbar sind und wo einzelne Posten zusätzliche Ressourcen benötigen, um beispielsweise eine Deadline noch zu erreichen. Die zentrale Planung bildet sich für den einzelnen Mitarbeiter und die Übersicht über alle seine Aufgaben in seinem persönlichen Planner-Hub ab. So erhalten alle Beteiligten eine Verknüpfung zu den Projekten, in die sie involviert sind, und den dementsprechenden To-Dos, Terminen und Fristen.
Planner erleichtert auf diesem Weg der webbasierten internen Verknüpfung den Gesamtüberblick sowohl für Führungskräfte als auch für den einzelnen Mitarbeiter. Im Sinne der Unified Communication verstärkt Microsoft Planner so nachhaltig den Teamgeist, Vertrauen und Verlässlichkeit in Euren Projekten.
Microsoft Planner: Erstellen eines Plans
Nach dem Öffnen der Microsoft Planner App klickt Ihr in der Bedienteste links oben auf Neuer Plan. Nachdem Ihr den Plan benannt und eine kurze Projektbeschreibung erstellt habt, kann mittels der Funktion öffentlich oder privat der Plan entweder allen oder nur eingeladenen Personen sichtbar werden. Mit dem Bestätigungsbefehl Plan erstellen ist das Projekt direkt online verfügbar.
Nun kümmert Ihr Euch um alle Teilnehmer des Projekts. In der Registerkarte können mit zwei Klicks die gewünschten Projektmitglieder über ihren jeweiligen Namen oder die Email-Adresse hinzugefügt werden.
Ihr seid jetzt bereits in der Lage projektbezogen zu planen und zu arbeiten. Der Anzahl der Projektmitglieder und Aufgaben pro Projekt sind dabei keine Grenzen gesetzt.
Weitere Extras
Um in einem breitgefächerten Aufgabenfeld nicht den Überblick zu verlieren, empfiehlt es sich, thematische Untergruppen, die sogenannten Buckets einzurichten. So lässt sich das Projekt nicht nur in der horizontalen Aufgabenverteilung visualisieren, sondern auch zeitlich in die einzelnen Projektphasen einteilen. Auch solche Buckets sind mit zwei Klicks direkt auf der Bedienoberfläche erstell- und verwertbar.
Auch im Punkt Visualisierung hat Microsoft in Planner die Übersichtlichkeit durch das einfache Hinzufügen von Farbschematas sehr anschaulich gestaltet. So wird das Planungstool zu einem attraktiven Begleiter der Organisation des Alltagsgeschehens im Unternehmen.
Eine moderne Plattform
Betrachten wir Microsoft Planner etwas genauer, fällt die komplexe Struktur unter der überschaubaren Bedienoberfläche auf. Die onlinebasierte Bedienung ermöglicht u.a. das Anhängen von Dateien oder Links an eine Aufgabe. Insofern wird Planner den Ansprüchen an eine moderne Plattform (auch in Verbindung mit anderen Microsoft Apps) mit Möglichkeiten der direkten Datei-Verknüpfung mehr als gerecht.
Unterstützend können alle Mitglieder die gemeinsamen Fortschritte der Teilaufgaben in einer Checkliste überprüfen und abhaken. Neue aufgabenbezogene Anmerkungen oder Ideen können die einzelnen Mitglieder ganz einfach mithilfe der Kommentieren-Funktion an eine Aufgabe anhängen. So sind alle Mitglieder nicht nur dauerhaft auf dem neusten Stand des Projekts, sondern arbeiten kooperativ an der reibungsloseren Umsetzung.
Um den Status mehrerer Projekte, gerade um das Monitoring für Führungskräfte auf einen Blick zu erfassen, hat Microsoft seinem Programm zwei Ansichten gegeben. Jeder Projektplan verfügt über die Auswahl zwischen der Board- und der Diagramme-Ansicht. Die bereits oben beschriebenen projektbezogenen Aufgaben und Planungsdynamiken stellt Planner mit der Ansicht Board dar. Mit der Ansicht Diagramme lässt sich direkt der Fortschritt der einzelnen Projekte einsehen, wer in welchen Aufgaben involviert ist und wieviele Einzelaufgaben pro Mitarbeiter anfallen.
Die farbliche Kodierung des Aufgabenstatus gibt die wesentlichen Erkenntnisse eindeutig wieder. Diese Übersichtlichkeit hilft Euch bei schnellen Reaktionen und Entscheidungen, um Engpässe zu vermeiden oder zeitliche Überlastungen und Restrukturierungen von Aufgabekompetenzen neu zu verteilen.
Planner direkt in Windows nutzen
Als bereits verfügbarer und kostenloser Bestandteil des Microsoft Office 365 ist Microsoft Planner nur zu empfehlen. Der „geschenkte Gaul“ ist dabei mehr als nur eine nette Spielerei.
Die Anforderungen an ein modernes, flexibles Unternehmen sind derart komplex, dass eine onlinebasierte Unified Communication Lösung wie Microsoft Planner schnell zu einem Eurer besten Pferde im Stall werden kann. Microsoft Planner verbessert Euren Unternehmensablauf durch eine effektivere Organisation, klare Übersicht und eine optimale Integration in euer bisheriges Betriebssystem. Denn die unbedingte Planungssicherheit und Verlässlichkeit auf Eure Unternehmensabläufe sind die Eckpfeiler für das Erreichen Eurer Ziele als Unternehmen.
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