In Unternehmen taucht immer häufiger der Wunsch auf, ohne Konflikte im Team mit gemeinsamen Dateien zu arbeiten. Viele wünschen sich auch die Sicherung wichtiger Daten bzw. Verwaltung ohne zusätzliche Hardware. Cloud Lösungen von Microsoft bieten genau hierfür das Richtige an. Doch was bedeutet der Begriff Cloud überhaupt?
Im Wesentlichen ist die Cloud eine Dateiablage bzw. Datenverwaltung, auf die Sie über das Internet zugreifen können. Mit ihr haben Sie organisatorische Flexibilität und hohe Datensicherheit. Außerdem bietet sie im Schnitt eine erhöhte Datenkapazität gegenüber lokalen Speichern.
Sie können Geräte-, zeit- sowie ortsunabhängig mit ihren Dateien online oder sogar offline arbeiten. Im folgenden Artikel werden zwei Cloud Lösungen von Microsoft und ihre Vorteile bzw. ihre Einsatzmöglichkeiten näher betrachtet.
SharePoint
Das cloudbasierte Webportal SharePoint ist eine Intranet- und Extranet Lösung, die die Kernfunktionen innerhalb Office 365 beinhaltet. Doch was hebt das Produkt von anderen Cloud Lösungen ab?
SharePoint bietet eine immense Kapazität, Ihre Dokumente zu verwalten. Sie können sich eigene Teamseiten erstellen, wie zum Beispiel Aufgabenlisten, Newsfeeds, Diskussionsforen, Blogs und Wikis und so die Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern.
Mit passenden Werkzeugen lässt sich so eine komplexe interne Intranetstruktur aufbauen, die Sie auch bei Bedarf lokal auf Ihr Gerät installieren können. Die intelligente Datenverwaltung bietet eine gelungene Alternative zu Excel an. Das User Interface ist hier sehr simpel.
Für die optimale Produktivitätssteigerung können Sie auch weitere Microsoft Produkte im SharePoint verwenden, wie beispielsweise PowerPoint, MS Planner oder Power Plattform. Wenn die unzähligen Funktionen von SharePoint für Sie noch nicht ausreichen, haben Sie noch die Möglichkeit, Ihre eigenen Apps zu entwickeln und zu integrieren.
Eine weitere, etwas weniger umfangreiche Cloud Lösung ist OneDrive for Business, welche wir im Folgenden ebenfalls näher beleuchten.
OneDrive for Business
Microsoft hat mit OneDrive for Business eine Lösung auf den Markt gebracht, die speziell für Unternehmen konzipiert ist. Es basiert auf der hauseigenen SharePoint-Technologie mit optimierter Kommunikation in Gruppen bzw. Teams.
Ihnen wird ein eigener Speicher zugeteilt, in dem sie Ihre Dateien ablegen, bearbeiten und nach Bedarf mit Kollegen teilen können. Auch die temporäre Bereitstellung von Dokumenten für Externe ist möglich. Dies bietet eine optimale Lösung für das häufige auftretende Problem, große Dateien per Mail zu verschicken.
Die Dokumente auf dem Cloud Speicher können auch lokal auf OneDrive Ordner kopiert werden, um das offline Arbeiten zu ermöglichen. Die Synchronisation zwischen beiden Speicherorten erfolgt automatisiert und schnell, da nur die einzelnen Änderungen übernommen werden und keine ganzen Dateien. Durch die chronologische Synchronisation der Änderungen werden Versionskonflikte vermieden, was ein gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument ermöglicht.
Dennoch reicht das Speichern der Daten auf der Cloud allein nicht aus. Gelöschte Dateien werden von Microsoft automatisch nach 90 Tagen vollständig entfernt. Dies widerspricht in vielen Fällen den Aufbewahrungsrichtlinien. Aufgrund dessen sollten Sie immer noch zusätzlich ein Backup erstellen.
Cloud Lösungen von Microsoft im Vergleich
Da SharePoint und OneDrive meist im Doppelpack zur Verfügung stehen, ist es schwierig, die beiden Produkte zu vergleichen. Während SharePoint nicht mehr nur eine Dateiablage ist, sondern vielmehr eine komplexe Intranet Struktur vorweisen kann, ist OneDrive zur Standard-Dokumentenbibliothek für die Dateiablage in SharePoint geworden. Damit ist nicht nur mehr das gemeinsame, sondern auch das gleichzeitige Arbeiten möglich.
Mit den jeweiligen Vorteilen der beiden Cloudservices sind sie gemeinsam unschlagbar, doch verwendet man sie einzeln, sollten Unternehmen sie sinnvoll einsetzten. Für kleinere und mittelständige Unternehmen ist OneDrive oft am geeignetsten, denn es ist nahezu sofort einsatzbereit und erleichtert die interne sowie externe Kommunikation.
Unternehmen, bei denen viele Teams an unterschiedlichen Themen arbeiten, bietet SharePoint einen großen Werkzeugkasten, um die Arbeit zu erleichtern. Dennoch benötigt es hier viel Zeit, um die interne Intranetstruktur aufzubauen.
Die ständig wachsende Welt der Technologie macht es für Unternehmen schwierig, immer auf den aktuellen Stand zu sein. Cloud Lösungen von Microsoft vereinfachen die Kommunikation in Ihrem Unternehmen und helfen Ihnen dabei, immer up to date zu sein.
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